54.000 dage tilbage til borgerne. Det er potentialet, hvis vi får skovlen under sygefravær

Når det kommer til indsatser for at sænke sygefraværet, er det ikke altid de mange bække små. Men det kan betale sig at arbejde struktureret med sin data. For data giver vigtige informationer, som kan anvendes til at be- og afgrænse synsninger og flytte fokus til de indsatser, som virkelig kan betale sig, siger Komponents datanørd Heidi Bødker Gantzel.

Udgivet den 29-03-2023

Sygefravær udfordrer mange kommuner. Særligt på velfærdsområderne er kommunerne tynget af et højt sygefravær, som gør det svært at planlægge, fratager borgerne værdifuld tid sammen med det faglige personale og forringer mulighederne for at løfte den kommunale kerneopgave.

Langt de fleste kommuner har heldigvis også fokus på sygefravær, og et hav af initiativer og indsatser sættes hvert år i søen for at sænke antallet af sygedage blandt medarbejderne. Kommunerne deler gode metoder med hinanden og afprøver nye initiativer. Nogle gange har de positiv effekt, men ofte har de ikke. Det store fald i sygefravær udebliver i hvert fald, når man ser på data fra Kommunernes og Regionernes Løndatakontor.

Heidi Bødker Gantzel fra Komponent er datanørd, og hun er dykket ned i al den data om sygefravær, som er til rådighed via KRL. Hendes fund er bemærkelsesværdige.

- Selvfølgelig er det positivt, når sygefraværet falder lidt. Men har man et sygefravær på 17,4 fraværsdagsværk pr. fuldtidsansat i en gennemsnitlig kommune, svarer det omregnet til - hold nu fast – 34.230 kalenderdage, hvor medarbejdere er fraværende på grund af sygdom. Hvis man sætter en masse initiativer i gang og oplever et fald på f.eks. 0,5 dage, er det selvfølgelig positivt. Men det er en dråbe i havet, for der er stadig 33.500 dage, hvor borgerne ikke møder det faste personale, forklarer Heidi Bødker Gantzel.

Det er især de store velfærdsområder, der oplever højt sygefravær. Men det er også her, at langt de fleste kommunale medarbejdere er ansat, og derfor kan det i langt de fleste tilfælde betale sig at sætte fokus på velfærdsområderne først, siger hun.

Mange bække små flytter… ikke noget

Desværre oplever Heidi ofte, at kommunernes indsats for at nedbringe sygefraværet er lidt for famlende, selvom den er velment.

- Der er meget videndeling på området, og kommunerne er gode til at afprøve idéer, som har virket i andre kommuner. Men for det første bliver man ikke klogere på, hvad der rent faktisk virker, når man gør flere ting på en gang. Og for det andet bruger kommunerne mange kræfter på at finde på noget nyt i stedet for at følge op på, om de værktøjer og politikker, man allerede har indført, virker efter hensigten, siger Heidi Bødker Gantzel.

Hun fremhæver samtidig, at sygefravær i høj grad er en ledelsesopgave:

- Som kommunal leder er man både leder af en gruppe medarbejdere og leder af den opgave, man er ansat til. Som leder skal man både turde tage lederskab over for medarbejderen og over for opgaven. Det betyder, at man skal turde italesætte sygefravær, både i konstruktiv dialog med den enkelte og som en del af udviklingen af kulturen på arbejdspladsen. Data kan gøre den samtale nemmere, fordi det giver et faktuelt udgangspunkt for dialogen, forklarer hun.

Data giver viden, der afliver myter og strukturerer indsatser

Heidi har et helt konkret bud på, hvordan kommunerne kan gribe opgaven an, så de får taget sygefraværsproblematikken ved roden.

Svaret ligger naturligvis i data.

- Kommunerne har enorme mængder af data til rådighed, som kan hjælpe dem til at blive klogere på, hvor problemet er størst. Kigger man på den data sammen med de, der kender medarbejdergruppen bedst, kan man ofte finde gode forklaringer på, hvorfor tallene ser ud som de gør. Og når man har forklaringerne, er det nemmere at gøre noget ved det, siger Heidi Bødker Gantzel.

Hun har tidligere hjulpet kommuner med at skabe overblik over deres data om sygefravær. Ved at strukturere data på en ordentlig måde, får du skabt et informationsgrundlag, som kan bruges i dialogen om, hvordan man mindsker sygefraværet.

- Der findes mange myter i dialogen om sygefravær, som aldrig bliver af- eller bekræftet med det resultat, at man reproducerer dårlige vaner og på sigt skaber en sygefraværskultur, som ikke er bæredygtig. Data giver os nogle indsigter, som kvalificerer dialogen og de indsatser, vi sætter i værk. Man kan få punkteret myterne og dokumenteret fakta, fortæller Heidi Bødker Gantzel.

Hun refererer bl.a. til en dialog, hun tidligere har haft med en kommune, som bar rundt på en fortælling om, at elever var ofte syge, og derfor iværksatte man indsatser særligt målrettet elever. Men når man kiggede på data, var der reelt meget få elever i kommunen, og en stor indsats viste sig at rykke meget lidt ved det samlede sygefravær.

54.547 dage tilbage til borgerne

Hvis de 10 danske kommuner med det højeste sygefravær lykkes med at sænke sygedagene til landsgennemsnittet, kan de tilsammen give 54.547 dage tilbage til borgerne. Det er en årlig besparelse på 239 årsværk.

Kilde: Kommunernes og Regionernes Løndatakontor 2022, bearbejdet af Heidi Bødker Gantzel

Lokale indsatser, der batter

Heidi Bødker Gantzel understreger dog, at selvom hun kan hjælpe kommunerne med at skabe brugbar ledelsesinformation med udgangspunkt i data, kommer kommunerne ikke sygefraværet til livs uden en aktiv indsats.

- Sammen med kommunens dataansvarlige laver vi et stort analysearbejde, som både består af en kvantitativ del og en kvalitativ del. Vi ser på den data, kommunen har til rådighed i sine systemer, kobler den sammen på mulige måder og undersøger tendenser og udfald. I den kvalitative del går vi mere eksplorativt til værks og taler med medarbejdere og ledere for at få synsninger og perspektiver på banen. Når vi kobler synsninger og perspektiver med data begynder vi at se sammenhænge og afvigelser, og så bliver det rigtig interessant, siger Heidi Bødker Gantzel og fortsætter:

- Vi får aflivet myterne, vi får underbygget de faktuelle fortællinger med data, og vi får undersøgt hvorvidt der er sammenhæng mellem sygefraværsindsatser og den information, vi har fået fra data. Det giver et helt andet grundlag at arbejde ud fra.

Eksempelvis har hun i en kommune set, at data viste et meget højt sygefravær i december måned blandt medarbejdere i 35-45 årsalderen på et plejecenter. I dialogen med lederen opstår en formodning om, at det muligvis skyldes et ekstraordinært pres som følge af børneaktiviteter og gaveindkøb i juleperioden. Derfor indførte man, at alle medarbejdere skulle planlægge to feriedage i december måned med det resultat, at sygefraværet faldt til nærmest ingenting samtidig med, at lederen kunne planlægge i god tid.

Fra abstrakte indekstal til nærværende data

Når Heidi arbejder med data og sygefravær i kommunerne, anbefaler hun altid at gøre tallene mere nærværende. Sygefravær måler vi i fraværsdagsværk pr. fuldtidsbeskæftigede, men selve begrebet skaber en distance, som gør arbejdet meget lidt konkret:

- Der er ikke meget energi i at sænke andelen af fraværsdagsværk pr. fuldtidsbeskæftigede i Kattegat Kommune fra 17,4 til landsgennemsnittet på 16,1. Men hvis vi omregner det til dage, begynder der at ringe en klokke. Hvis samme kommune sænker sit sygefravær til landsgennemsnittet, svarer det til 1.802 dagsværk eller 3.529 kalenderdage, hvor borgeren møder sit faste personale. Det er 3.529 dage mere til kerneopgaven, afslutter Heidi Bødker Gantzel.

Komponent kan hjælpe jer med at skabe et data- og vidensgrundlag, som gør det muligt for jer at planlægge indsatser, der rent faktisk nedbringer sygefraværet, sikrer flere dage tilbage til borgerne og gør det nemmere at planlægge arbejdet. Processen designer vi sammen, så den tager udgangspunkt i jeres lokale udfordringer og organisering. Vi har gode erfaringer med, at følgende elementer indgår i en analyseproces:

Kick off med interessenter med fokus på udfordringer, målsætninger, analyseproces, formidling af resultater og identifikation af indsatser.

Dataworkshop med kommunens udviklingskonsulenter og dataansvarlige, hvor tilgængelig data frembringes og gøres klar til bearbejdning.

Interview med ledere og nøglepersoner for at identificere forestillinger, myter og fakta om sygefravær på den enkelte arbejdsplads og/eller forvaltning.

Analyse og samkøring af kvantitativ og kvalitativ data, så vi spotter tendenser og sammenhænge og underbygger korrekte forestillinger med valid data.

Præsentation af analysens resultater for alle involverede aktører med særlig fokus på, hvor indsatser vil have størst effekt.

Workshop om indsatser, hvor involverede aktører diskuterer data og udvælger indsatser med direkte afsæt i analysens resultater. Indsatser afprøves efterfølgende i organisationen.

Evaluering, som undersøger hvilke tiltag, der har nedbragt sygefraværet som ønsket. Nye indsatser kan identificeres på baggrund af evalueringen.

Komponent faciliterer analyseprocessen og hjælper organisationen til at frembringe og bearbejde kvantitativ og kvalitativ data, og kommunens medarbejdere og ledere indgår aktivt i arbejdet med at identificere og analysere data. Komponent understøtter også den efterfølgende dialog om virksomme indsatser.

Hvis kommunen ønsker det, kan Komponent også bistå med kompetenceudvikling, ledersparring og/eller opfølgning på resultater og indsatser.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål eller vil have mere viden, er du altid velkommen til at kontakte os.

Klik her, hvis du vil finde en anden Komponent-medarbejder eller vil i dialog med os via hovednummer eller hovedmail.