Mange afbrydelser betyder tab af effektivitet for både skolesekretæren og organisationen. Der er effektivitetsfordele at hente ved at indføre faste hjemmearbejdsdage for skolesekretærer - men det kræver åbenhed, dialog og forventningsafstemning, konkluderer Bethina Lone i sit afgangsprojekt på Kommunomuddannelsen.
Udgivet den 12-12-2022

#1 Hvilken problemstilling har du undersøgt i dit afgangsprojekt?

Som sekretær på en folkeskole oplever man mange unødvendige afbrydelser på en ganske almindelig arbejdsdag, Mange unødvendige afbrydelser, som man kunne være foruden, hvis man eksempelvis indførte en fast hjemmearbejdsdag. Hjerneforskning viser, at det typisk tager hjernen 15-20 minutter, før den er på samme niveau igen og kan yde den samme effektivitet som den gjorde før afbrydelsen. Det er en effektivitet, som virksomheden mister ved hver afbrydelse, og som man kan undgå ved at skære ned på de unødvendige afbrydelser, evt. ved at indføre af hjemmearbejdsdage for sekretærerne.

#2 Hvordan har du grebet projektet an?

Jeg har benyttet uddybende spørgeskemaer og enkeltinterviews, hvor sekretærer og skoleledelse har budt ind med fordele og ulemper ved hjemmearbejde – både set fra sekretærens side, men også fra ledelsens. Derefter har jeg gennem tydeliggørelse af organisationskulturen på arbejdspladsen samt gennemgang af forandrings -og behovs teorierne analyseret mig frem til min konklusion.

#3 Hvad nåede du frem til i din undersøgelse og dit projekt?

Hjemmearbejde kan være en mere effektiv og tidsbesparende faktor for mange administrative stillinger, hvor man oplever unødvendige afbrydelser på arbejdspladsen og har brug for ro og fordybelse til at løse de lidt tungere opgaver. Det kan være af stor betydning ikke kun for medarbejderen, men bestemt også for organisationen i det lange løb at effektivisere opgaveløsningen ved indførelse af hjemmearbejde. Det kræver nytænkning og gennemtænkt forandringsledelse at gøre hjemmearbejde til en succesfuld oplevelse for alle parter, for man skal have styr på vigtige spørgsmål: Hvad er gevinsten ved hjemmearbejde for virksomheden, medarbejderne og ledelsen kontra hvad kan ulemperne være. Det handler i bund og grund om åbenhed, dialog og forventningsafstemning for at hjemmearbejde kan opleves succesfuld af alle parter.

#4 Hvordan kan dine resultater påvirke eller ændre måden, du og andre som dig arbejder på?

Ved at tydeliggøre tabet af tid og effektivitet ved mange unødvendige afbrydelser sætter jeg fokus på selve genvinsten, nemlig selve effektiviseringen ved hjemmearbejdet.

#5 Hvordan deler du dine opdagelser og resultater med kollegaer, chef, organisation og omverden?

Jeg har haft min chef med på sidelinjen under hele projektet, hvor han både har ageret som interesseret leder, men også åben og lydhør i form af resultatet af min konklusion. Gennem spørgeskemaer og de uddybende interviews er der skabt ekstra fokus på effektiviseringen ved hjemmearbejde i min organisation. Ikke i form af, at sekretæren får en ekstra fridag, men i form af at effektivisere selve opgaveløsningen. På sigt er det en gevinst for alle parter. Projektet har også medført, at dialogen om mere hjemmearbejde er på dagsordenen flere steder. 

Læs mere Læs mindre

Med egne ord

Kommunomuddannelsen er en praksisnær videreuddannelse for administrative medarbejdere i kommuner og regioner. Hvert år deltager ca. 2.100 studerende på uddannelsen, og ca. 360 studerende skriver et afgangsprojekt, der behandler konkrete kommunale problemstillinger.

I denne artikelserie deler vi noget af den værdifulde viden, de studerende har produceret, så det kan blive til gavn for andre administrative medarbejdere og andre arbejdspladser.

Kvinde

Kontakt

Hvis du har spørgsmål eller vil have mere viden, er du altid velkommen til at kontakte os.

Klik her, hvis du vil finde en anden Komponent-medarbejder eller vil i dialog med os via hovednummer eller hovedmail.

 

JEJ
Studievejleder i Sydjylland og på Fyn - Kommunomuddannelserne
June Elgin Jensen
HK
Studievejleder i Midtjylland - Kommunomuddannelserne
Helle Kristensen
1500x920_CGA
Studievejleder i Hovedstaden, Vordingborg, Ringsted og Bornholm - Kommunomuddannelserne
Claudia Grassi Ahlburg
LISC
Studievejleder på Sjælland - Kommunomuddannelserne
Line Schubert