Folkeskolen – skolesekretærens faglige og personlige udvikling

Skolesekretæren i en skole i forandring

10.00 – 11.15: Åbning og introduktion

Vi skyder årsmødet i gang med energi, nysgerrighed og blik for alt det, der får skolen til at hænge sammen i hverdagen. Her sætter vi scenen for årets tre faglige motorer: Jura, Relationer og Teknologi – og undersøger, hvordan de hver især spiller ind i skolesekretærens centrale rolle som bindeled, problemløser og professionel nøgleperson i skolens drift og udvikling.

Vi byder velkommen, stiller skarpt på programmets spor, afstemmer forventninger og hilser på møde hinanden på tværs. En fælles, levende start på et årsmøde med faglighed, fællesskab og netværk.

11.15 - 11.30: Pause

11.30 - 12.30: Folkeskolens kvalitetsprogram – del 1

Folkeskolens kvalitetsprogram sætter en ny og vigtig retning for skolens udvikling og berører en række af de kerneopgaver, som både ledelse, medarbejdere og administration skal navigere i. For skolesekretærer er det derfor særligt relevant at være opdateret på programmets indhold og intentioner.

I dette oplæg stiller vi skarpt på kvalitetsprogrammet, der aktuelt omsættes til konkret praksis på landets folkeskoler. Hvad er de centrale elementer i programmet? Hvilke forandringer kan få betydning for skolens organisering, administration og samarbejdsflader? Og hvordan kan man som skolesekretær forstå sin rolle i det hele?

Oplægget giver et overblik over programmets baggrund og hovedspor og sætter samtidig fokus på den vigtige oversættelsesopgave, der ligger i at gøre store politiske forandringer forståelige og håndterbare i skolens hverdag.

Oplægsholder: Kristine Wiberg Plougsgaard, souschef Børn, Unge & Folkeskole, KL

12.30 - 13.30: Frokost

13.30 - 14.45: Folkeskolens kvalitetsprogram – del 2

Hvordan bliver folkeskolens kvalitetsprogram omsat til konkret praksis i skolens hverdag – og hvilken rolle spiller skolesekretæren i arbejdet? I dette programpunkt sætter vi fokus på samspillet mellem ledelse og administration, når kvalitetsprogrammet bliver til virkelighed tæt på elever, forældre og medarbejdere. Vi kobler de overordnede intentioner i programmet de daglige opgaver, ansvar og samarbejdsflader, som de ser ud på Rungsted Skole.

Undervejs bliver der god mulighed for dialog, spørgsmål og drøftelse af hverdagsnære udfordringer mere generelt. Deltagerne inviteres til at bringe egne erfaringer og dilemmaer i spil i en praksisnær spørgsmål-svar-session.

Oplægsholder: Ulla Wiese Christensen, skoleleder, Rungsted Skole

14.45 –15.00: Pause

15.00 – 16.30: Markante borgere – roller og relationer

Vi har alle mødt markante borgere i vores arbejde. Det kan være forældre og borgere med høje krav, stærke følelser og noget vigtigt på spil. 

Hvordan kan du som skolesekretær møde dem? Fokus er på roller, relationer og professionelle greb, der kan skabe ro, tydelighed og tillid i pressede situationer. Deltagerne får sprog for det, der sker i mødet, og inspiration til at håndtere kontakten konfliktnedtrappende og løsningsorienteret. I drager nytte af erfaringer og bruger hinanden som sparringspartnere. 

16.30 – 17.00: Ud af gå med en refleksionsopgave der samler op på dagens fokus

17.00 - 18.00: Egen tid

18.00 - 20.00: Middag

Skolesekretæren i forandring: praksis, AI og professionel dialog

08.30 – 09.30: Opsamling på i går og netværksøvelse

Vi lægger ud med et par læringspointer fra gårsdagen. Deltagerne arbejder derefter i mindre grupper med en konkret hverdagssituation fra skolesekretærrollen.

09.30 – 09.45: Pause

09.45 – 10.15: Oplæg: AI i skolens administration 

AI er på vej ind i skolens administration – gennem nye værktøjer, AI-genererede udkast og henvendelser fra borgere, forældre og kolleger. I oplægget får deltagerne et fælles sprog for, hvad AI kan bruges til, hvor mulighederne ligger, og hvor der er vigtige grænser.

Vi ser på, hvordan AI kan støtte sekretærernes opgaver, fx ved at skabe overblik, strukturere tekst og spare tid. Samtidig sætter vi fokus på kvalitet, bias, persondata og retssikkerhed – og på, hvornår AI ikke bør anvendes. Oplægget giver et praktisk og kritisk afsæt for at arbejde videre med AI i hverdagen 

Oplægsholder: Emilie Sierant Sørensen, konsulent i Komponent

10.15 – 12.15: Workshop: Byg din egen digitale kollega

I workshoppen omsætter vi AI til konkret værdi på kontoret. Deltagerne arbejder med at designe en enkel “digital kollega”, der kan støtte en udvalgt administrativ opgave – med fokus på både effektivitet, sikkerhed og kvalitet.

Vi identificerer egnede opgaver, beskriver input og output og bygger en simpel agent med afsæt i en skabelon. Undervejs definerer vi kontrolpunkter og ansvar, så AI bliver en hjælp, der understøtter dømmekraften – ikke erstatter den. Workshoppen viser, hvordan små, velafgrænsede AI-løsninger kan reducere spildtid og skabe mere ensartet kvalitet i arbejdet.

Undervejs vil der være pauser

Facilitator: Emilie Sierant Sørensen, konsulent i Komponent

12.15 - 13.15: Frokost

13.15 - 17.00: Modstand i den mundtlige formidling – når budskabet ikke lander som forventet

I skolesekretærens arbejde er formidling en stor og ofte kompleks del af hverdagen. Mange beskeder, svar og informationer skal gives videre hurtigt, præcist og i mødet med mennesker, der ikke altid er enige, har samme overblik eller er klar til at tage imod budskabet. Dette programpunkt sætter fokus på de situationer, hvor kommunikationen ikke glider let – når der opstår modstand, misforståelser eller frustration i dialogen med f.eks. forældre, kolleger eller ledelse. 

I en serie oplæg, gruppe-øvelser og træninger arbejder vi med, hvordan modstand kan forstås som noget, der ofte udspringer af forskellige behov, forventninger og måder at gå til information på.

Undervejs vil der være pauser og tid til fordybelse

Oplægsholder: Mette Ranum, chefkonsulent i Komponent

17.00 - 18.00: Egen tid 

18.00 - 20.00: Middag

Styr på gråzonerne – klar til hverdagen

08.00 – 8.30: En ”frisk” start på dagen

9.00 - 10.30: Jura i skolesekretærens hverdag

Som skolesekretær er du ofte kontaktled mellem elever/forældre og skolens ledelse og personale. I dette korte oplæg får du indblik i nogle af de vigtigste juridiske opmærksomhedspunkter: Hvilke regler og principper gælder? Hvordan håndterer du personoplysninger om eleverne, og hvad skal der eventuelt dokumenteres og gemmes på elevens sag?

Vi ser på udvalgte situationer fra skolens hverdag og drøfter juridiske gråzoner.

Øvelse: Deltagerne arbejder med korte cases, og hvor der kan opstå problemstillinger af juridisk karakter, fx i forhold til deling af elevoplysninger. Hvad er skolesekretærens rolle, og hvornår skal ledelsen inddrages?

Oplægsholder: Peter Gasbjerg, jurist 

10.30 - 10.45: Pause

10.45 – 11.45: Netværksformat – deltagernes egne temaer

Vi åbner rummet for det, der fylder lokalt. I dette netværksformat er det jeres egne spørgsmål, udfordringer og erfaringer, der sætter retningen. Måske handler det om, hvordan man påtager sig en ny større administrativ opgave, introduktion af nye medarbejdere eller hvordan vi kan øge trivsel og motivation – eller noget helt fjerde, som kalder på fælles refleksion.

Facilitator hjælper samtalerne godt på vej, sikrer fremdrift og samler pointer undervejs, så idéer og løsninger ikke bliver i rummet, men kan bæres med hjem. Formatet gør netværket levende og brugbart – fordi skoler har forskellige vilkår, og de bedste svar ofte opstår, når praksis møder praksis.

11.45 - 12.30: Hjemtagning: Hvad tager jeg med hjem – og hvordan får jeg det til at leve?

Årsmødet skal ikke kun giver ny viden, men også fører til konkret handlinger og adfærdsændringer i hverdagen.

Med inspiration fra Morten Münsters adfærdstænkning slutter vi af med at arbejde med princippet om, at vi skal træne det, vi gerne vil ændre. Deltagerne udarbejder en personlig handleplan med små handlinger, der umiddelbart kan gennemføres, når man kommer hjem. Målet er at øge sandsynligheden for reel ændring gennem enkle, konkrete aftaler.

12:30: Tak for i år og to-go frokost 

Der vil være en sandwich og vand to-go.