#1 Hvilken problemstilling har du undersøgt i dit afgangsprojekt?
Jeg har undret mig over, hvorfor vi stadig har de fysiske elevmapper på skolen, når nu samfundet generelt bliver mere og mere digitalt. Jeg har derfor undersøgt i, hvilket omfang skolens fysiske elevmapper kan digitaliseres.
Skolen bruger i forvejen kommunens elektroniske arkivsystem, samt Sikre filer i Aula til arkivering og det er derfor en udfordring også at skulle vedligeholde et fysisk arkiv. Det er tidskrævende at tre-dobbelt arkivere og risikoen for at lave fejl forhøjes. Der er også en opmærksomhed på GDPR-lovgivningen ift. at alle medarbejdere i princippet kan tilgå alle elevers mapper. Den mulighed begrænses i de elektroniske systemer afhængigt af hvilken rolle man har, samt hvilke elever man er tilknyttet. Selvom mapperne er låst inde, er de ikke sikret mod hverken tyveri og brand, her er de elektroniske systemer bedre sikret. Endeligt er der også et klimaperspektiv, da det bliver til mange udskrifter på papir i løbet af et skoleår.
#2 Hvordan har du grebet projektet an?
Jeg har været nysgerrig på om de fysiske elevmapper fortsat har værdi for nogen, når nu vi har to elektroniske arkiveringssystemer. Jeg har hele tiden været bevidst om, at bare fordi mapperne ikke skaber værdi for mig, men derimod besværliggør mit arbejde, så kan det være, at de skaber værdi for andre personalegrupper på skolen. Jeg har derfor været opmærksom på, hvilke interessenter der er for arkiveringsopgaven og involveret dem, som har en stor indflydelse på processen.
Jeg har interviewet min (daværende) skoleleder, for at blive klogere på baggrunden for at vi (stadig) har elevmapperne og, hvordan ledelsens arbejdsgange er i dag. Jeg har lavet en spørgeskemaundersøgelse blandt det pædagogiske personale på skolen, for at finde ud af om elevmapperne har værdi for dem, og hvordan det vil påvirke dem, hvis de ikke længere findes. Endeligt har jeg lavet et fokusgruppeinterview med flere af kommunens andre skolesekretærer, som allerede har digitaliseret elevmapperne på deres skole, for at bruge deres erfaringer ift. de udfordringer en digitalisering af mapperne evt. kan medføre.
#3 Hvad nåede du frem til i din undersøgelse og dit projekt?
Den væsentligste årsag til at de fysiske elevmapper har ”overlevet” i en ellers digital verden, har været fordi det kommunale elektroniske arkivsystemer ikke giver adgang til alle personalegrupper. Det er kun sekretærer og ledelse, som har adgang hertil og i praksis er det kun sekretæren som kan bruge systemet. Det pædagogiske personale har derfor været afhængige af de fysiske elevmapper i deres arbejde. Denne udfordring blev dog løst med indførelsen af Aula i efteråret 2019 – nu var der et system hvor tilgængeligheden var ens for alle. Skolen har dog ikke været moden til at ændre både det interne kommunikationssystem og arkiveringsrutinerne på én gang.
Baseret på mine undersøgelser, mener jeg dog, at tiden er inde nu til at revurdere arkiveringsrutinerne.
Min spørgeskemaundersøgelse viser, at det kun er 26,4% af det pædagogiske personale, som har brugt mapperne 1-5 gange inden for det sidste år. Ydermere svarer 81% at det vil påvirke dem ”slet ikke” eller ”meget lidt”, hvis elevmapperne ikke længere findes. Det, som derimod skaber værdi for det pædagogiske personale er, at de kan tilgå dokumenter digitalt (Sikre filer i Aula) – uanset tid og sted. Derfor er det den vej vi skal gå. Jeg mener, at mit arbejde skal understøtte det pædagogiske personales arbejde med eleverne, så vi kan drive en så god skole for dem som muligt. Min tid skal derfor ikke bruges på at vedligeholde et fysisk arkiv, som ingen i bund og grund gør brug af længere.
Fremadrettet bliver det dog ikke kun et spørgsmål om at fjerne de fysiske elevmapper, og så ellers gøre som vi plejer.
Jeg mener, at vi kan udnytte teknologien endnu bedre end vi gør i dag og dermed løse opgaven mere effektivt. Bl.a. hvis referater, handleplaner mm. laves direkte i skabeloner i Sikre filer i Aula, så de arkiveres omgående. På den måde nedsætter vi også risikoen for at dokumenter bliver gemt på lokale PC’ere, før de bliver arkiveret. Fra Sikre filer kan dokumenterne deles med mig, fremfor at jeg får dokumenterne tilsendt i en særskilt outlook-mail. Når et dokument deles med mig i Aula, ved jeg, at det betyder, at det også skal gemmes i det kommunale arkivsystem. De dokumenter som ikke kan laves direkte i Sikre filer, skal fremover arkiveres af mig i både kommunens arkiveringssystem og Sikre filer, fremfor at dele arkiveringsopgaven til de to systemer mellem leder og sekretær.
Derudover skal vi være flere, som kan bruge kommunens elektroniske arkiveringssystem, så vi ikke bliver for sårbare i den del af arkiveringsopgaven. Det kan løses gennem sidemandsoplæring.
#4 Hvordan kan dine resultater påvirke eller ændre måden, du og andre som dig arbejder på?
Jeg mener, at mit projekt og de efterfølgende ændringer, som vi stadig er ved at finpudse, kommer til at styrke vores opgaveløsning ifm. arkivering, både ift. effektivitet, motivation og lovmæssigt. Arbejdsgangene bliver optimeret både i den daglige arkivering, men også ift. anmodninger om aktindsigt. Min motivation øges fordi jeg ved, at den elektroniske arkivering bruges af det pædagogiske personale og endeligt kan vi leve 100 % op til GDPR-reglerne. Jeg mener, at alle skoler kan undvære de fysiske elevmapper, men det kræver en tovholder, som kan se og formidle fordelene til ledelsen. Hvis ingen går forrest, gør man bare som man plejer. Dette uden at tage stilling til om det er den bedste måde at gøre tingene på.
Resultaterne af fokusgruppeinterviewet med sekretærerne fra de andre skoler viser, at der er lige så mange arkiveringsrutiner, som der er skoler. Jeg har plukket af de ideer, som passer bedst ind på min arbejdsplads og sat dem i spil sammen med ledelsen. Det har givet mig enormt meget viden at interviewe mine kollegaer fra de andre skoler. Sparring med kollegaer fra andre skoler, som sidder med de samme opgaver som én selv, er særdeles værdifuld. Jeg vil i høj grad opfordre alle til at vidensdele mere, særligt hvis man sidder alene med mange opgaver, som mange skolesekretærer i dag gør rundt om på skolerne.
#5 Hvordan deler du dine opdagelser og resultater med kollegaer, chef, organisation og omverden?
Jeg har præsenteret mine resultater og forslag til forbedringer for ledelsen. Vi er alle enige om, at vi skal have digitaliseret elevmapperne. Min arbejdsplads og jeg er, med udgangspunkt i mine forslag, i gang med at finde ud af, hvordan vi implementerer de nye arbejdsgange mellem sekretær og ledelse. Det forventer jeg kommer til at ske inden for de næste par måneder.
Jeg skal også i gang med at bortskaffe elevmapperne og samtidig sikre mig, at der ikke går dokumenter tabt undervejs. Hvis der ligger dokumenter i mapperne som ikke findes elektronisk, scanner jeg det ind, inden mapperne makuleres.
Jeg har også præsenteret mine resultater for de andre skolesekretærer i kommunen og opfordret dem, som stadig har elevmapperne til at kontakte mig, hvis de har brug for sparring ift. at digitalisere dem. Vi har i gruppen også drøftet, hvordan vi fremadrettet kan vidensdele mere og bruge hinanden på tværs af skolerne endnu mere end vi gør i dag.
Om Kommunomuddannelsen
Kommunomuddannelsen er en praksisnær videreuddannelse for administrative medarbejdere i kommuner og regioner. Hvert år deltager ca. 2.100 studerende på uddannelsen, og ca. 360 studerende skriver et afgangsprojekt, der behandler konkrete kommunale problemstillinger. I denne artikelserie deler vi noget af den værdifulde viden, de studerende har produceret, så det kan blive til gavn for andre administrative medarbejdere og andre arbejdspladser. Læs mere om Kommunomuddannelsen her.
