Kender du det med, at arbejdsdagen virker for kort til de mange opgaver, der ligger på dit bord? Eller at du konstant bliver forstyrret, lige når du havde brug for at fordybe dig? Forstyrrelser, mange opgaver og mange bolde i luften er et grundvilkår for mange offentligt ansatte, men med konkrete redskaber til personlig planlægning er det alligevel muligt selv at gøre noget for at bevare både overblik og arbejdsglæde.

– Personlig planlægning er ikke et nyt begreb, men det er helt sikkert et begreb, der er blevet aktualiseret her i Covid-19-tiden, hvor mange af os arbejder hjemmefra. Når vi sidder derhjemme med familien omkring os og arbejde og fritid smelter sammen, så har vi endnu mere brug for at lægge noget struktur og styring ned over vores arbejdsdag. Og faktisk vil det overraske mange, hvor stor en forskel selv små justeringer og enkle værktøjer kan gøre, siger Mette S. Jakobsen, der underviser på Komponents onlineforløb Brug personlig planlægning, og få styr på sagsstammerne. 

Plads til pauser

Mette S. Jakobsen har netop afsluttet et forløb hos Center for Arbejdsmarked i Næstved Kommune, hvor deltagerne over to halve dage fik gode input til bl.a. planlægning, prioritering og pauser. Anja Christiansen, der er faglig koordinator og jobkonsulent ved Center for Arbejdsmarked, var med på kurset.

– Nogle af pointerne havde jeg måske hørt før, men når rutinerne kører, så er der meget, du ikke får gjort, selvom du ved, at du burde. F.eks. er jeg virkelig dårlig til at holde pauser, og det har været vildt godt at blive mindet om, at pauserne virkelig er vigtige, og at de er med til at øge både din effektivitet og flowet i dit arbejde, siger Anja Christiansen, der også har fået nye redskaber til f.eks. sin kalenderstyring.

– Tidligere havde jeg en tendens til bare at smide møder ind, hvis jeg havde et hul, nu sørger jeg altid for at lægge mindst et kvarters pause og helst en halv time ind mellem mine møder. Jeg er blevet mere bevidst om, at jeg ikke skal pakke kalender fuldt ud, så jeg også har tid til forberedelse, pauser og uforudsete hændelser i løbet af dagen. På den måde har kurset været lidt af et wake-up call for mig, siger Anja Christiansen og fortsætter:

– Hvis du ikke arbejder med din personlige planlægning, og hvis du konstant kører med en fuld kalender og ikke lægger pauser ind i din dag, så tror jeg simpelthen, at du brænder ud. Nogen kan være længere om det end andre, men jeg tror, det er det der sker.

Personlig planlægning er også et fælles anliggende

Ifølge Mette S. Jakobsen handler personlig planlægning imidlertid ikke kun om, at den enkelte skal have nye tips og tricks til at lave to do-lister og holde mere effektive møder. Faktisk handler personlig planlægning i lige så høj grad om at få taget nogle gode snakke på teamniveau, og at vi hver især gør os klart, at der er grænser for, hvad vi skal præstere.

–  Mange af os har en tendens til at stille uopnåelige krav til os selv i vores bestræbelser på at gøre tingene så godt som muligt. Derfor er selvrefleksionen også en vigtig del af det her med personlig planlægning, ligesom det er vigtigt, at vi tager nogle fælles snakke om, hvordan vi arbejder på vores arbejdsplads. Her kan de videnskabelige fakta om f.eks., hvor mange ineffektive møder vi holder, eller hvor meget det går ud over vores effektivitet, når vi glemmer at holde pauser, være et rigtigt godt afsæt for de fælles drøftelser, siger Mette S. Jakobsen.

Fire fif til personlig planlægning

Håndter afbrydelser
Hav fokus på de tre store grupper af afbrydelser: Mennesker, mails og mobilen. 

Planlæg og prioriter
Brug ti minutter hver morgen på at prioritere din dag og din to do-liste. Og så skal du sørge for kun at planlægge 60 procent af din arbejdstid.

Lav et realitetstjek af din tid
Spørg dig selv, om du bruger din tid, som du gerne vil. Forsøg viser f.eks., at vidensarbejdere kun har 1 time og 12 minutters uforstyrret arbejde om dagen.

Hold pauser og giv plads til fordybelse
Husk, at du ikke kan være fleksibel og fordybet på samme tid, og at der skal være plads til begge dele.