De kommunale ledere og chefer kigger løbende efter steder i den daglige praksis, hvor de kan forbedre opgaveløsningen til gavn for borgerne. Det gælder også i Aalborg Kommunes fagcenter for autisme og ADHD.
Fagcentret indførte for fem år siden en ny model for central vagtplanlægning, der skulle optimere ressourceanvendelsen, professionalisere planlægningen, give lederne større ledelsesrum, forbedre vikarernes arbejdsforhold og give medarbejderne mere rum til nærvær med borgerne.
Selv om målene blev indfriet, medførte modellen en stigende utilfredshed blandt medarbejderne i forhold til konsekvenserne. Derfor oversteg omkostningerne ved modellen ifølge fagcenterchef i Aalborg Kommune Jonna Kastbjerg pludselig fordelene.
”Vi synes, vi var lykkedes med opgaven, men vi oplevede også en utilfredshed fra medarbejderne, som særligt blev rettet mod vagtplanlæggerne. Derfor anmodede vi Komponent (tidl. KLK, red.) om at lave en undersøgelse med fokus på de mest kritiske røster. Resultatet viser klart, at vi som ledergruppe ikke har været tydelige nok på, hvem der har hvilke roller og ansvar i relation til vagtplanlægningen, og hvad og hvem der er årsag til konsekvenser i hverdagen. Samtidig har vi som ledergruppe ikke bakket nok op omkring planlæggerne, der så har fået rollen som dem, der bestemmer”, forklarer hun.
Hypoteser som grundlag for dialog
Konkret har vi arbejdet med medarbejdernes fortællinger og refleksioner i forhold til vagtplanlægningen samt kommunikations- og ledelsesstrategier omkring implementeringen. Det betyder bl.a., at vi har skabt læring i ledergruppen i forhold til den proces, der har været, og udviklet principper for fremtidige implementeringsprocesser.
På baggrund af interview med medarbejdergrupper og seminarer for ledergruppen opstillede vi en række hypoteser, som på ret direkte vis satte sagerne på spidsen. Det gav de involverede aktører et rum til at tale om muligheder, udfordringer, dilemmaer og løsninger. For eksempel lød en hypotese:
- Den dominerende fortælling om centralforvaltningen som eneejer af en model ingen rigtig bakker op om, er så stærk, at den i sig selv overskygger styrkesider og fordele ved selve modellen.
One size does’t fits all
Ifølge fagcenterchef Jonna Kastbjerg har samarbejdet med Komponent givet fagcentrets medarbejdere og ledere en vigtig fælles forståelse at arbejde videre ud fra.
”Vi kan for eksempel se, at besparelsernes konsekvenser tilskrives planlæggerne, lige som fejl i planlægningen næres af de ændrede økonomiske forudsætninger. Vi har fået øjnene op for det ændrede ledelsesansvar, dette kalder på, lige som vi i samarbejdet med Komponent og trioerne (TR, AMR og leder), har fået skabt en mere bæredygtig platform at bygge videre på. Det handler bl.a. om et løbende og øget samarbejde med trioerne og en øget forståelse for, at ”one size fits all” ikke holder vand i en så stor og forskelligartet organisation som vores”.
Vores læring
For Komponent blev opgaven et eksempel på, hvor vigtigt det er at tænke i helheder, når større ændringer skal implementeres.
”Optimering, styr på tingene, effektiv ressourceudnyttelse, medarbejdertrivsel, involvering og klog ledelse er flere sider af samme sag. I jo større omfang det er muligt at arbejde 360 grader rundt lige fra start, des større er sandsynligheden for at lykkes på alle de parametre, som har betydning for, at borgerne oplever reelle forbedringer”, fortæller chefkonsulent i Komponent, Per Møller Janniche.
