De danske kommuner arbejder i stigende grad datainformeret, og det er der rigtig mange gode grunde til. Kravet om mere velfærd for pengene eller bedre velfærd for de samme penge er en stærk driver for at søge et kvalificeret beslutningsgrundlag, men også den teknologiske udvikling spiller ind med bedre muligheder for at arbejde med og analysere store datamængder. Det siger Peter Holdt-Olesen, der er direktør i Index100 og underviser på Komponents kursus om datainformeret styring.
– Kommunerne oplever i stigende grad et pres i forhold til at kunne redegøre for, at pengene bliver brugt på den rigtige måde. Det kræver en solid indsigt i produktionsprocesserne, og her spiller data en central rolle. Her er det dog vigtigt at huske på, at data ikke er det samme som indsigt. Det er først, når vi formår at omsætte vores data til viden, vi kan forstå og handle på, at det får værdi, siger Peter Holdt-Olesen og fortsætter:
– Hvis man som kommune bruger mange kræfter på at opbygge en masse datastrukturer, men ikke får hevet den vigtige information ud af sine data, så er der en latent fare for, at man havner i det, jeg kalder datasumpen. Og så er det tid til lige at stoppe op og gå et skridt tilbage.
Begynd med at afklare de essentielle spørgsmål
Ifølge Peter Holdt-Olesen bør arbejdet med datainformeret styring begynde med, at kommunen finder ud af, hvad det er for nogle spørgsmål, der er essentielle for organisationen at få besvaret.
– Kommunerne bør spørge sig selv, hvad det er for dataindsigter, de har brug for, for at drive deres kommune bedst muligt og for at kunne træffe de rigtige beslutninger. Derefter kan vi så gå videre til at kigge på, hvad det så kræver af registreringer i vores systemer, og hvilke metoder vi skal anvende for at sikre os de indsigter, vi har brug for, siger Peter Holdt-Olesen.
Begynder man med at indsamle en masse data, fordi det måske en dag kan bruges til et eller andet, så risikerer man ifølge Peter Holdt-Olesen, at de medarbejdere, som skal lave de nødvendige registreringer, begynder at nedprioritere opgaven.
– Hvis medarbejderne i frontlinjen ikke kan se, at data bliver omsat til indsigter, som der bliver handlet på, så kommer man let ind i en ond spiral, hvor de nødvendige registreringer og dermed data ender med ikke at blive retvisende, fordi det opleves som ligegyldig. Derudover er det jo også spild af ressourcer at bruge en masse kræfter på at indsamle data, som man ikke bruger til noget, siger Peter Holdt-Olesen.
Fem gode råd til arbejdet med datainformeret styring
#1 Begynd med at finde ud af, hvilke centrale spørgsmål organisationen har brug for at få besvaret. Derefter kan I kigge på, hvilke data I skal indsamle for at få svar på spørgsmålene.
#2 Det er vigtigt, at ledelsen bliver involveret i arbejdet med at få formuleret de centrale spørgsmål, så I er sikret den nødvendige opbakning til den fælles retning i dataindsamlingen.
#3 Tænk allerede helt fra begyndelsen i, at data i sidste ende skal formidles til relevante interessenter i en form, så de tør handle på det. Det kan også være med til at gøre det tydeligt, hvilke data I skal indsamle.
#4 Når I er helt skarpe på, hvilken viden I har brug for, er det tid til at kigge på, hvilke registreringer I skal lave for at få adgang til de nødvendige data. Derefter er det tid til at indsamle, analysere og formidle data.
#5 Husk at gøre det synligt for det frontpersonale, der skal indsamle data, hvorfor indsamlingen er vigtig, og hvad den skal bruges til.
